10 taken om aan een Virtual Assistant uit te besteden

10 taken om aan een Virtual Assistant uit te besteden

10 taken om aan een Virtual Assistant uit te besteden

Het gebruik van een Virtual Assistant kan je uren in je werkweek besparen, maar weten welke taken je moet uitbesteden kan lastig zijn, of je nu een bedrijf start of laat groeien. De meeste virtual assistants zijn contract- of freelance-werknemers die zich richten op administratieve taken die vergelijkbaar zijn met die van een personal assistant, een secretaresse, of een junior/medior medewerker. Ook zijn er virtual assistants die gespecialiseerd zijn in bepaalde vakgebieden zoals online marketing, boekhouding of sales.

Het aantal virtual assistants groeit, waardoor het gemakkelijker wordt om iemand te vinden die bij jouw organisatie past. Ondernemers kunnen virtuele assistenten gebruiken voor alles, van het bellen van leveranciers of klantenservice tot het verzenden van bedankkaarten naar potentiële klanten. Het is belangrijk om vertrouwen op te bouwen, net als bij een vaste medewerker. Ze worden een teamlid dat toevallig op afstand werkt. Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Hier zijn 10 taken om aan een Virtual Assistant uit te besteden.

Taken om aan een Virtual Assistant uit te besteden: Boekhouden

Het bijhouden van rekeningen en andere boekhoudkundige zaken kan een van de makkelijkste dingen zijn om aan een virtual assistant toe te wijzen. Veel kleine bedrijven kiezen ervoor om hun boekhoudsystemen te delen met hun virtuele assistenten die vervolgens taken zoals openstaande facturen of onbetaalde facturen kunnen opvolgen.

Online research

Je kunt internetonderzoek eenvoudig uitbesteden aan virtual assistants. Veel voorkomende verzoeken zijn het vinden van informatie op bedrijfswebsites, het verkennen van nieuwe producten en het doorlichten van potentiële werknemers of zakelijke contacten. Zorg ervoor dat je duidelijke instructies stuurt, samen met gebruikersnamen en wachtwoorden, zodat assistenten toegang krijgen tot speciale zoekhulpmiddelen of betaalde websites. Zo kun je jouw virtual assistants bijvoorbeeld vragen om te helpen blogonderwerpen te vinden en zo nu en dan jouw blog te proeflezen.

Data invoeren

Of het nu gaat om een hele reeks nieuwe visitekaartjes die zijn verzameld tijdens een conferentie of om informatie bijwerken voor bestaande contacten, het bijhouden van databases is een geschikte taak voor virtual assistants. Wees specifiek over je behoeften en verwachtingen en zorg ervoor dat de virtuele assistent dit soort werk eerder heeft gedaan, zodat er minder ruimte is voor fouten. Follow-up is enorm belangrijk ding bedrijfseigenaren, zo zorg je er dus voor dat deze informatie geordend en beschikbaar blijft.

Samenvattingen voor presentaties

Ruwe gegevens laten omzetten in een heldere PowerPoint-presentatie of onderzoeksresultaten laten samenvatten in een Word-document kan een enorme tijdwinst zijn bij het voorbereiden van vergaderingen. Zorg ervoor dat je duidelijk aangeeft wat je verwacht, zodat de gegevens terugkomen in een indeling die je met andere aanwezigen of stakeholders kan delen.

 Inboxbeheer

Om te voorkomen dat je ontzettend veel tijd kwijt bent aan je e-mailinbox, filteren sommige virtual assistants de belangrijkste e-mails en reageren namens de opdrachtgever op de rest. Dergelijk e-mailbeheer is eenvoudig op afstand te doen, maar het is wel belangrijk om advies te geven over het ophalen van belangrijke e-mails en om de assistent te vragen jou te kopiëren voordat hij of zij antwoorden verzendt om het risico op fouten te verminderen. Ook hier geldt weer: verwachtingsmanagement en duidelijke afspraken zijn key! (Lees in dit blog meer over samenwerken met een virtual assistant.)

Sociale taken

Virtual assistants kunnen een goede partij zijn om taken af te handelen zoals het schrijven van kerstkaarten of het versturen van bedankbriefjes. Zulke taken kunnen veel tijd en aandacht voor een manager of bedrijfseigenaar innemen, maar een goede virtuele assistent kan dit allemaal regelen.

Reisonderzoek

Virtual assistants kunnen goed helpen bij het vinden van hotels, het boeken van vliegtickets en het in kaart brengen van reisroutes, zowel voor zaken als voor privéreizen. De assistenten profiteren hier natuurlijk van het groeiende aantal hulpmiddelen voor reisonderzoek en beoordelingssites op internet. Het gedoe van het navigeren door tijdzones bij het boeken of telefonisch onderzoeken van internationale reisopties kun je zo gemakkelijk uit handen geven.

Schema’s en agenda’s bijhouden

Omdat veel planningstools online beschikbaar zijn, beheren virtual assistants de agenda’s van veel klanten. Het kan hier gaan om het verzorgen van uitnodigingen voor vergaderingen en het bijhouden van de aanwezigheid, het plannen van afspraken met klanten en het helpen met plannen van evenementen.

Zakelijke kansen in de gaten houden

Prioriteit geven aan potentiële zakelijke kansen kan al een uitdaging op zich zijn, maar virtual assistants kunnen helpen met het proces. Voor webshops of handelaren kan het voordelig zijn als iemand dagelijks bepaalde websites in de gaten houdt om uit te kijken naar producten die winstgevend zijn om door te verkopen.

Branche-gerelateerde kennis bijhouden

Met beperkte tijd om op de hoogte te blijven van nieuws uit de branche, hebben sommige kleine bedrijven zich tot virtual assistants gewend om de belangrijkste gebeurtenissen in de gaten te houden. Veel experts gebruiken deze informatie om hun social media-feed bij te werken of interessante ontwikkelingen in gesprek te brengen met klanten en prospects. Ook helpt het leidinggevenden volledig op te hoogte te zijn van het laatste nieuws. Iets wat in sommige branches heel belangrijk en dus voordelig kan zijn.

Over VAVOOM Club

Wil je meer weten over wat de virtual assistants van VAVOOM Club voor jou kunnen doen? Lees dan meer over onze services of hoe VAVOOM Club werkt.

Volg ons op LinkedIn om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.