10 taken om aan een Virtual Assistant uit te besteden

10 taken om aan een Virtual Assistant uit te besteden

10 taken om aan een Virtual Assistant uit te besteden

Het gebruik van een Virtual Assistant kan je uren in je werkweek besparen, maar weten welke taken je moet uitbesteden kan lastig zijn, of je nu een bedrijf start of laat groeien. De meeste virtual assistants zijn contract- of freelance-werknemers die zich richten op administratieve taken die vergelijkbaar zijn met die van een personal assistant, een secretaresse, of een junior/medior medewerker. Ook zijn er virtual assistants die gespecialiseerd zijn in bepaalde vakgebieden zoals online marketing, boekhouding of sales.

Het aantal virtual assistants groeit, waardoor het gemakkelijker wordt om iemand te vinden die bij jouw organisatie past. Ondernemers kunnen virtuele assistenten gebruiken voor alles, van het bellen van leveranciers of klantenservice tot het verzenden van bedankkaarten naar potentiële klanten. Het is belangrijk om vertrouwen op te bouwen, net als bij een vaste medewerker. Ze worden een teamlid dat toevallig op afstand werkt. Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Hier zijn 10 taken om aan een Virtual Assistant uit te besteden.

Taken om aan een Virtual Assistant uit te besteden: Boekhouden

Het bijhouden van rekeningen en andere boekhoudkundige zaken kan een van de makkelijkste dingen zijn om aan een virtual assistant toe te wijzen. Veel kleine bedrijven kiezen ervoor om hun boekhoudsystemen te delen met hun virtuele assistenten die vervolgens taken zoals openstaande facturen of onbetaalde facturen kunnen opvolgen.

Online research

Je kunt internetonderzoek eenvoudig uitbesteden aan virtual assistants. Veel voorkomende verzoeken zijn het vinden van informatie op bedrijfswebsites, het verkennen van nieuwe producten en het doorlichten van potentiële werknemers of zakelijke contacten. Zorg ervoor dat je duidelijke instructies stuurt, samen met gebruikersnamen en wachtwoorden, zodat assistenten toegang krijgen tot speciale zoekhulpmiddelen of betaalde websites. Zo kun je jouw virtual assistants bijvoorbeeld vragen om te helpen blogonderwerpen te vinden en zo nu en dan jouw blog te proeflezen.

Data invoeren

Of het nu gaat om een hele reeks nieuwe visitekaartjes die zijn verzameld tijdens een conferentie of om informatie bijwerken voor bestaande contacten, het bijhouden van databases is een geschikte taak voor virtual assistants. Wees specifiek over je behoeften en verwachtingen en zorg ervoor dat de virtuele assistent dit soort werk eerder heeft gedaan, zodat er minder ruimte is voor fouten. Follow-up is enorm belangrijk ding bedrijfseigenaren, zo zorg je er dus voor dat deze informatie geordend en beschikbaar blijft.

Samenvattingen voor presentaties

Ruwe gegevens laten omzetten in een heldere PowerPoint-presentatie of onderzoeksresultaten laten samenvatten in een Word-document kan een enorme tijdwinst zijn bij het voorbereiden van vergaderingen. Zorg ervoor dat je duidelijk aangeeft wat je verwacht, zodat de gegevens terugkomen in een indeling die je met andere aanwezigen of stakeholders kan delen.

 Inboxbeheer

Om te voorkomen dat je ontzettend veel tijd kwijt bent aan je e-mailinbox, filteren sommige virtual assistants de belangrijkste e-mails en reageren namens de opdrachtgever op de rest. Dergelijk e-mailbeheer is eenvoudig op afstand te doen, maar het is wel belangrijk om advies te geven over het ophalen van belangrijke e-mails en om de assistent te vragen jou te kopiëren voordat hij of zij antwoorden verzendt om het risico op fouten te verminderen. Ook hier geldt weer: verwachtingsmanagement en duidelijke afspraken zijn key! (Lees in dit blog meer over samenwerken met een virtual assistant.)

Sociale taken

Virtual assistants kunnen een goede partij zijn om taken af te handelen zoals het schrijven van kerstkaarten of het versturen van bedankbriefjes. Zulke taken kunnen veel tijd en aandacht voor een manager of bedrijfseigenaar innemen, maar een goede virtuele assistent kan dit allemaal regelen.

Reisonderzoek

Virtual assistants kunnen goed helpen bij het vinden van hotels, het boeken van vliegtickets en het in kaart brengen van reisroutes, zowel voor zaken als voor privéreizen. De assistenten profiteren hier natuurlijk van het groeiende aantal hulpmiddelen voor reisonderzoek en beoordelingssites op internet. Het gedoe van het navigeren door tijdzones bij het boeken of telefonisch onderzoeken van internationale reisopties kun je zo gemakkelijk uit handen geven.

Schema’s en agenda’s bijhouden

Omdat veel planningstools online beschikbaar zijn, beheren virtual assistants de agenda’s van veel klanten. Het kan hier gaan om het verzorgen van uitnodigingen voor vergaderingen en het bijhouden van de aanwezigheid, het plannen van afspraken met klanten en het helpen met plannen van evenementen.

Zakelijke kansen in de gaten houden

Prioriteit geven aan potentiële zakelijke kansen kan al een uitdaging op zich zijn, maar virtual assistants kunnen helpen met het proces. Voor webshops of handelaren kan het voordelig zijn als iemand dagelijks bepaalde websites in de gaten houdt om uit te kijken naar producten die winstgevend zijn om door te verkopen.

Branche-gerelateerde kennis bijhouden

Met beperkte tijd om op de hoogte te blijven van nieuws uit de branche, hebben sommige kleine bedrijven zich tot virtual assistants gewend om de belangrijkste gebeurtenissen in de gaten te houden. Veel experts gebruiken deze informatie om hun social media-feed bij te werken of interessante ontwikkelingen in gesprek te brengen met klanten en prospects. Ook helpt het leidinggevenden volledig op te hoogte te zijn van het laatste nieuws. Iets wat in sommige branches heel belangrijk en dus voordelig kan zijn.

Over VAVOOM Club

Wil je meer weten over wat de virtual assistants van VAVOOM Club voor jou kunnen doen? Lees dan meer over onze services of hoe VAVOOM Club werkt.

Volg ons op LinkedIn om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.

6 tips als je met een virtual assistant gaat samenwerken

samenwerken met een virtual assistant

6 tips als je met een virtual assistant gaat samenwerken

samenwerken met een virtual assistant

6 tips als je met een virtual assistant gaat samenwerken

Starten met een Virtual Assistant: Hoe je goed samenwerkt.

In deze blog geven we je enkele tips om effectief met jouw eigen virtuele assistent te werken.

Als eigenaar van een bedrijf komt er vaak een moment dat het onmogelijk is om alles zelf te doen. Het inhuren van een virtuele assistent maakt tijd vrij, zodat je je kunt concentreren op het werk dat geld oplevert. Bovendien zijn veel virtuele assistenten in sommige taken sneller en beter dan jij. Het is doorgaans op de langere termijn sneller en goedkoper om transactionele taken uit te besteden.

Maar waar begin je? In een vorig artikel legden wij al kort aan je uit wat een virtual assistant nu precies is. In deze blog geven we je enkele tips om effectief met jouw eigen virtuele assistent te werken.

Maak een lijst van taken

De eerste stap bij het inhuren van een virtuele assistent is een lijst maken van de taken die je wilt uitbesteden. Maak een volledige lijst met een prioriteit voor de activiteiten die je als eerste wilt delegeren. Als het beheren van e-mail bijvoorbeeld tijdrovend en vervelend is, plaats dit dan bovenaan je lijst. Of misschien nemen technische problemen te veel tijd in beslag en wil je websitebeheer uitbesteden. Of het opvolgen van offertes, invoeren van data, het voorbereidende werk van een campagne. You name it!

Maak van communicatie een prioriteit.

Het is misschien verleidelijk om e-mails of telefoontjes tot een minimum te beperken, maar communicatie is de sleutel tot een goede werkrelatie, vooral in het begin als je elkaar nog moet leren kennen. Heb in het begin elke dag of wekelijks telefonisch contact om de opdrachten door te spreken en eventueel samen door te lopen. Zo kom je samen vaak achter tijdbesparende systemen en signaleer je mogelijke problemen eerder. Daarnaast leer je elkaar beter kennen en zet je een effectieve manier van samenwerken op. Feedback is hierin key!

Maak gedeelde bestanden.

Aan het begin loont het om gedeelde systemen aan te maken. Als je al je wachtwoorden en betalingsgegevens in een gedeelde Dropbox-map bewaart (of een systeem zoals LastPass gebruikt), scheelt dat een hoop tijd. Je wil dat je virtual assistant overal toegang tot heeft om efficient te kunnen werken – van creditcardnummers en wachtwoorden van softwareprogramma’s tot of je een voorkeur hebt voor een vliegtuigstoel aan het raam of het gangpad. Op zijn of haar beurt kan je virtual assistant nieuwe wachtwoorden of informatie opslaan in hetzelfde document wanneer hij of zij nieuwe accounts opent. Zulke gedeelde systemen en documenten geven je duidelijkheid en een hoop gemak.

Zo is ook een gedeelde, doorlopende projectlijst een efficiënt idee en biedt het een plek waar updates en feedback kunnen worden opgeslagen zonder het dubbel te moeten noteren. De werkgever kan aangeven welke taken uitgevoerd moeten worden, en hoe tijdgevoelig deze zijn. De virtual assistent kan aantekeningen maken bij taken die voltooid zijn, waar nog aan gewerkt wordt of waar meer input vanuit de opdrachtgever voor nodig is.

Bij VAVOOM Club werken we bijvoorbeeld met een ticketingsysteem, waarin de opdrachtgever taken kan doorgeven en de virtual assistant kan aangeven wat de status is. Ook werken we met projectsystemen in Monday. Uiteindelijk ligt het er maar net aan wat jij als opdrachtgever fijn vindt werken en welke afspraken er gemaakt worden over de communicatie.

Beloon de vaardigheden die je waardeert.

Dankbaarheid voor een goed uitgevoerde taak wordt altijd op prijs gesteld, maar als je meer specifieke complimenten geeft kan dit de input van jouw virtual assistant op een positieve manier beïnvloeden. Want, wat je aandacht geeft, groeit. Zo dus ook als je specifieke aandacht besteedt aan bepaalde werkzaamheden.

Deel je verwachtingen.

Dit staat natuurlijk aan de basis van iedere samenwerking en is vanwege het ‘virtual’ aspect des te belangrijker. Als je elke week het aantal uren dat je virtual assistant voor je werkt of beschikbaar is bespreekt, wordt het veel makkelijker voor jullie allebei om efficiënt te werk te gaan en duidelijkheid te hebben over responstijden en wanneer werk klaar is. Gedeelde verwachtingen zijn ook nuttig als het aankomt op algemene doelen en prioriteiten. Een bekwame virtual assistant zal slim zijn in het stellen van prioriteiten, maar het helpt als jij jouw visie over een bepaalde taak duidelijk communiceert. Als je een bepaald doel voor ogen hebt en je dit op een heldere wijze communiceert, kan dit jouw virtual assistant helpen in de kwaliteit van zijn/haar werkzaamheden en helpen om de juiste prioriteiten te stellen. En dat scheelt op zijn tijd jou weer tijd en geld.

Bouw een band op.

Gezien de aard van e-mailcommunicatie en de virtuele wereld in het algemeen, is het creëren van een vriendelijke en open relatie de tijd en moeite waard. In sommige samenwerkingen kan het zo zijn dat een virtual assistant aan de andere kant van de wereld zit. Of aan de andere kant van het land. Door de tijd te nemen om wekelijks of maandelijks een Skype-chat met video te houden, bouw je een persoonlijkere band op. Zo ontstaat er een groter gevoel van verbinding vanuit de VA naar jouw bedrijf. Dat gevoel van “buy-in” wordt overgedragen; wanneer jouw VA het gevoel heeft dat hij of zij deel uitmaakt van jouw missie. Zo wordt diegene automatisch ambassadeur van jouw merk, zelfs wanneer ze niet langer met je samenwerken. En.. een goede ambassadeur komt altijd van pas!

Wat is een Virtual Assistant? Een kort overzicht.

wat is een virtual assistant

Wat is een Virtual Assistant? Een kort overzicht.

wat is een virtual assistant

Wat is een Virtual Assistant? Een kort overzicht.

Een korte handleiding over wat een virtual assistant is en doet

Wat is een virtual assistant?

Een virtual assistant (VA) is een persoon die ondersteunende diensten biedt aan andere bedrijven vanaf een externe locatie. De term is ontstaan ​​in de jaren ‘90 omdat de mogelijkheid om virtueel te werken, dankzij technologische verbeteringen zoals snel internet, video conferencing en het delen van documenten, werken op afstand mogelijk maakte.

Virtual assistants zijn vooral in trek bij ondernemers en online bedrijven die hulp nodig hebben maar geen personeel willen aannemen of op hun locatie willen inschakelen. Veel kleine en middelgrote bedrijven maken gebruik van virtuele ondersteuning. Met name voor specifieke taken, zoals beheer van sociale media, administratie of klantcontact.

Wat een virtual assistent doet

Een VA kan feitelijk alles doen wat ander ondersteunend personeel doet, behalve de koffie meenemen (hoewel, de koffie kan tegenwoordig ook online bested worden). Virtuele ondersteuningstaken zijn echter niet beperkt tot administratief werk. Veel VA’s bieden marketing, webdesign, boekhouding en andere diensten aan.

Sommige virtual assistants zijn gespecialiseerd in een specifieke vaardigheden. Een virtual assistants voor marketing of PR doet bijvoorbeeld alleen marketing of PR. Andere virtuele assistenten vervullen verschillende taken binnen een specifieke branche. Een virtuele assistent voor onroerend goed voert bijvoorbeeld veel taken uit, maar alleen voor makelaars en vastgoedontwikkelaars.

Waar vind ik een Virtual Assistant?

De meeste virtuele assistenten werken als een freelance VA. Zulke virtual assistants werken als eenpitter en zijn er vaak voor bedrijven en ondernemers die met een specifiek persoon willen werken. Ook is het mogelijk om bij een bedrijf zoals VAVOOM Club een virtual assistant in te huren die in een team werkt. Zo ben je als bedrijf niet afhankelijk van de agenda van een persoon. Mocht jouw virtual assistant op vakantie of ziek zijn, dan is er altijd een ander om het werk over te nemen. Ook kun je als bedrijf virtuele assistenten in een dienstverband of op contractbasis in dienst nemen.

Hoe huur ik een VA in?

Als eigenaar van een bedrijf komt er vaak een moment dat het onmogelijk is om alles zelf te doen. Althans, om efficiënt en effectief te zijn. Het inhuren van een virtual assistant maakt tijd vrij, zodat jij je kunt concentreren op het werk dat geld oplevert. Bovendien zijn veel virtual assistants in sommige ondersteunende taken beter en sneller. Denk aan typewerk, administratie, research of specialistisch werk waar een VA in getraind is. Het is op de lange termijn altijd sneller en goedkoper om taken waar je zelf minder goed in bent uit te besteden.

De eerste stap bij het inhuren van een virtuele assistent is om een ​​lijst te maken van de taken die je wilt uitbesteden. Maak een volledige lijst met prioriteit voor de activiteiten die je als eerst wilt delegeren. Als het beheren van e-mail bijvoorbeeld tijdrovend en vervelend is, plaats dit dan bovenaan je lijst. Of misschien nemen technische problemen te veel tijd in beslag en wil je daarom het websitebeheer uitbesteden.

De volgende stap is bepalen wie je moet inhuren. Er zijn veel manieren om een ​​virtual assistant in te huren. Je kunt een VA-service gebruiken die de VA inhuurt en traint en er vervolgens een aan jou toewijst op basis van de services die je nodig hebt, zoals VAVOOM Club. Ook kun je freelance-services opzoeken, zoals Upwork en Jellow.

Wil je meer weten over de services die een Virtual Assistant jou uit handen kan nemen? Bekijk dan de VAVOOM Club services pagina.

De 5 beste manieren om een remote team te leiden

5 manieren om een remote team te leiden virtual assistants

De 5 beste manieren om een remote team te leiden

5 manieren om een remote team te leiden virtual assistants

Share This Post

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Het is zo simpel als deze gouden regel: behandel anderen zoals je zelf behandeld wilt worden.

Makkelijk toch? Het is waarschijnlijk de meest universele ‘regel’ die er bestaat.

Hoewel het, het meest wordt toegeschreven aan de Bijbel, kan deze regel eigenlijk worden teruggevoerd op een algemeen principe in de oude Griekse filosofie: ‘Vermijd datgene te doen waarvan je zelf anderen zou beschuldigen.’

Maar het eindigt niet bij hoe je jezelf gedraagt in relaties. Denk maar aan de slechtste manager die je ooit hebt gehad. Welke woorden zouden hem of haar het beste beschrijven?

Misschien zijn het wel woorden zoals: micromanaging. Manipulatief. Oneerlijk. Opportunist.

Oef.

Kun je je voorstellen dat iemand – of een heel team – je zo beschrijft? Of dat iemand je überhaupt zo omschrijft? Hoe je anderen behandelt, persoonlijk of professioneel, is jouw zakelijke nalatenschap, jouw imago, dat je voor jezelf creëert. Dus is het goed om goed na te denken hoe je dit wilt aanpakken.

Hier delen we vijf manieren waarop je de beste leider voor jouw externe team kunt zijn, door het soort leider te zijn waarvoor iemand wil werken.

De 5 beste manieren om een remote team te leiden

  1. Leid met vertrouwen

Vertrouwen is het ding dat vaak over het wordt hoofd gezien en wordt verwaarloosd. Vertrouwen is hetgeen dat als het op de juiste manier wordt gekweekt en gekoesterd, het de koers van je bedrijf kan veranderen.

In feite zijn vertrouwen en zowat elk ander element van het succes van je bedrijf “mutually exclusive” zoals ze dat in het Engels zo mooi kunnen zeggen. Deze “andere elementen” kunnen gewoon niet bestaan zonder vertrouwen.

Remote teams zijn in feite gebouwd op een fundament van vertrouwen. De teamleden zijn niet in de buurt waardoor je niet constant kan zien of ze druk aan het werk zijn, of dat je op ieder moment van de dag zeker weet dat ze aan het doen zijn wat ze moeten doen. Het is hartstikke frustrerend en tijdrovend als je om de 5 minuten al je teamleden gaat bellen en lastigvallen met de vraag wat ze aan het doen zijn.

Wanneer werknemers zich vertrouwd voelen, vloeit dit gevoel over in hun relaties met aannemers, leveranciers en klanten.

  1. Luister & stel goede vragen

Als je je kind ooit na school hebt opgepikt en hebt gevraagd hoe hun dag was, heb je waarschijnlijk een simpel antwoord ontvangen in de vorm van ‘goed’.

Als je meer gerichte open vragen stelt – zoals ‘Wat heb je vandaag op school gedaan?’ Of ‘Is er vandaag iets ongewoons, interessant, eng, grappig of geks gebeurd?’ kun je waarschijnlijk een schat aan informatie en enthousiasme ontdekken.

Je moet gewoon een beetje dieper graven. Hetzelfde geldt voor externe teams.

Zonder persoonlijk contact mis je belangrijke aanwijzingen. Luisteren is de kern van emotionele intelligentie en geweldige luisteraars stellen dan ook vragen. Door actief vragen te stellen, kun je niet alleen jouw virtuele werknemers beter begrijpen, maar voelen ze zich ook meer gewaardeerd. Meer gehoord.

In een team dat met elkaar op afstand werkt is het van belang om meer tijd en energie te  besteden aan de gevoelens en om de meningen van de teamleden naar boven te halen om onthechting en frustratie te voorkomen.

Plan persoonlijke gesprekken – bij voorkeur face-to-face of via FaceTime of Skype – om je team niet alleen te laten zien dat je om hen geeft als individu, maar ook als een moment om regelmatig contact te hebben en aan jullie onderlinge connectie te werken. Stel vragen over wat de laatste tijd belangrijk voor hen is geweest en de uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd. Want: alles wat je aandacht geeft, groeit. Zo ook het vertrouwen en de band met je medewerkers.

  1. Omarm Conflict

Laat fysieke afstand niet een makkelijke reden zijn om moeilijke gesprekken te vermijden.

Het ontbreken van dagelijkse, fysieke aanwezigheid kan het makkelijker maken om conflicten en ongemakkelijke gesprekken te omzeilen – maar dat helpt niemand. In feite riskeer je een cultuur van kunstmatige harmonie, die eigenlijk functioneert als een gladde, onproductieve helling. Dat klinkt mooi cryptisch, he? Eigenlijk bedoelen we te zeggen, een beetje conflict en confrontatie is goed op zijn tijd en houdt iedereen scherp. Het zorgt ervoor dat de frustraties naar boven komen, problemen opgelost kunnen worden en alle neuzen weer dezelfde kant op wijzen.

Als er bijvoorbeeld een nieuw team of een nieuw initiatief start, plan van tevoren een vergadering. Gewoon, om de mogelijkheid van een conflictsituatie te bespreken. Bespreek individuele conflict- en communicatiestijlen en leg alles – zorgen, angsten, aarzelingen en bestaande problemen – op tafel voordat je van start gaat. Zo zorg je ervoor dat iedereen zich veilig voelt om potentiële frustratiepunten te bespreken voordat ze het tegenkomen.

  1. Vier successen

Niet elke prestatie heeft een parade en een vuurwerkshow. Sommige successen zullen klein zijn – misschien zelfs onzichtbaar voor het ongetrainde oog – maar een overwinning is een overwinning en verdient erkenning. En gelukkig kan zelfs het kleinste gebaar – ‘Geweldig werk!’ – je team ver helpen. Onderschat ook nooit de kracht en impact van goede omgangsvormen. ‘Alsjeblieft’ en ‘dankjewel’ gaan een lange, lange weg.

En komt ‘ie weer: luister naar elkaar. Er zullen altijd momenten zijn waarop dingen niet helemaal gaan zoals verwacht. Maar weet je wat deze momenten ook zijn? De perfecte gelegenheden om vertrouwen te blijven opbouwen door open, eerlijke communicatie met je team. Geen winnaars en verliezers; maar momenten om te winnen en te leren.

  1. Communiceer

Uit een recent onderzoek bleek dat 38 procent van de respondenten communicatie als hun belangrijkste probleem noemde.

Oproepen, sms’jes en voicemails werken prima voor informele gesprekken. Maar, om een deadline te benadrukken of een prestatie te vieren, probeer de communicatie aan te passen zodat elke werknemer verbonden blijft op de manier die het beste bij hen past en motiveert.

Zoals we eerder hebben genoemd, geven sommigen misschien de voorkeur aan meer videoconferenties, terwijl anderen de voorkeur geven aan schriftelijke communicatie – en het herkennen van die individuele voorkeuren (en deze soms te benoemen) is een goede manier om hen te laten weten dat je met ze meedenkt en naar ze luistert.

Het leiden van een team op afstand is geen rocket science, hoewel er vast enkele zorgvuldige aanpassingen in je manier van leidinggeven nodig zijn om het soort relaties te bevorderen die je wilt en om het soort leider te worden waardoor je zelf geleid zou willen worden.

Lees meer over hoe VAVOOM Club jou kan ondersteunen in het opbouwen van een virtueel team.

Meld je aan voor onze nieuwsbrief

Get updates and learn from the best

More To Explore

Wil jij je business een boost geven?

We horen graag van je