6 tips als je met een virtual assistant gaat samenwerken

samenwerken met een virtual assistant

6 tips als je met een virtual assistant gaat samenwerken

Starten met een Virtual Assistant: Hoe je goed samenwerkt.

In deze blog geven we je enkele tips om effectief met jouw eigen virtuele assistent te werken.

Als eigenaar van een bedrijf komt er vaak een moment dat het onmogelijk is om alles zelf te doen. Het inhuren van een virtuele assistent maakt tijd vrij, zodat je je kunt concentreren op het werk dat geld oplevert. Bovendien zijn veel virtuele assistenten in sommige taken sneller en beter dan jij. Het is doorgaans op de langere termijn sneller en goedkoper om transactionele taken uit te besteden.

Maar waar begin je? In een vorig artikel legden wij al kort aan je uit wat een virtual assistant nu precies is. In deze blog geven we je enkele tips om effectief met jouw eigen virtuele assistent te werken.

Maak een lijst van taken

De eerste stap bij het inhuren van een virtuele assistent is een lijst maken van de taken die je wilt uitbesteden. Maak een volledige lijst met een prioriteit voor de activiteiten die je als eerste wilt delegeren. Als het beheren van e-mail bijvoorbeeld tijdrovend en vervelend is, plaats dit dan bovenaan je lijst. Of misschien nemen technische problemen te veel tijd in beslag en wil je websitebeheer uitbesteden. Of het opvolgen van offertes, invoeren van data, het voorbereidende werk van een campagne. You name it!

Maak van communicatie een prioriteit.

Het is misschien verleidelijk om e-mails of telefoontjes tot een minimum te beperken, maar communicatie is de sleutel tot een goede werkrelatie, vooral in het begin als je elkaar nog moet leren kennen. Heb in het begin elke dag of wekelijks telefonisch contact om de opdrachten door te spreken en eventueel samen door te lopen. Zo kom je samen vaak achter tijdbesparende systemen en signaleer je mogelijke problemen eerder. Daarnaast leer je elkaar beter kennen en zet je een effectieve manier van samenwerken op. Feedback is hierin key!

Maak gedeelde bestanden.

Aan het begin loont het om gedeelde systemen aan te maken. Als je al je wachtwoorden en betalingsgegevens in een gedeelde Dropbox-map bewaart (of een systeem zoals LastPass gebruikt), scheelt dat een hoop tijd. Je wil dat je virtual assistant overal toegang tot heeft om efficient te kunnen werken – van creditcardnummers en wachtwoorden van softwareprogramma’s tot of je een voorkeur hebt voor een vliegtuigstoel aan het raam of het gangpad. Op zijn of haar beurt kan je virtual assistant nieuwe wachtwoorden of informatie opslaan in hetzelfde document wanneer hij of zij nieuwe accounts opent. Zulke gedeelde systemen en documenten geven je duidelijkheid en een hoop gemak.

Zo is ook een gedeelde, doorlopende projectlijst een efficiënt idee en biedt het een plek waar updates en feedback kunnen worden opgeslagen zonder het dubbel te moeten noteren. De werkgever kan aangeven welke taken uitgevoerd moeten worden, en hoe tijdgevoelig deze zijn. De virtual assistent kan aantekeningen maken bij taken die voltooid zijn, waar nog aan gewerkt wordt of waar meer input vanuit de opdrachtgever voor nodig is.

Bij VAVOOM Club werken we bijvoorbeeld met een ticketingsysteem, waarin de opdrachtgever taken kan doorgeven en de virtual assistant kan aangeven wat de status is. Ook werken we met projectsystemen in Monday. Uiteindelijk ligt het er maar net aan wat jij als opdrachtgever fijn vindt werken en welke afspraken er gemaakt worden over de communicatie.

Beloon de vaardigheden die je waardeert.

Dankbaarheid voor een goed uitgevoerde taak wordt altijd op prijs gesteld, maar als je meer specifieke complimenten geeft kan dit de input van jouw virtual assistant op een positieve manier beïnvloeden. Want, wat je aandacht geeft, groeit. Zo dus ook als je specifieke aandacht besteedt aan bepaalde werkzaamheden.

Deel je verwachtingen.

Dit staat natuurlijk aan de basis van iedere samenwerking en is vanwege het ‘virtual’ aspect des te belangrijker. Als je elke week het aantal uren dat je virtual assistant voor je werkt of beschikbaar is bespreekt, wordt het veel makkelijker voor jullie allebei om efficiënt te werk te gaan en duidelijkheid te hebben over responstijden en wanneer werk klaar is. Gedeelde verwachtingen zijn ook nuttig als het aankomt op algemene doelen en prioriteiten. Een bekwame virtual assistant zal slim zijn in het stellen van prioriteiten, maar het helpt als jij jouw visie over een bepaalde taak duidelijk communiceert. Als je een bepaald doel voor ogen hebt en je dit op een heldere wijze communiceert, kan dit jouw virtual assistant helpen in de kwaliteit van zijn/haar werkzaamheden en helpen om de juiste prioriteiten te stellen. En dat scheelt op zijn tijd jou weer tijd en geld.

Bouw een band op.

Gezien de aard van e-mailcommunicatie en de virtuele wereld in het algemeen, is het creëren van een vriendelijke en open relatie de tijd en moeite waard. In sommige samenwerkingen kan het zo zijn dat een virtual assistant aan de andere kant van de wereld zit. Of aan de andere kant van het land. Door de tijd te nemen om wekelijks of maandelijks een Skype-chat met video te houden, bouw je een persoonlijkere band op. Zo ontstaat er een groter gevoel van verbinding vanuit de VA naar jouw bedrijf. Dat gevoel van “buy-in” wordt overgedragen; wanneer jouw VA het gevoel heeft dat hij of zij deel uitmaakt van jouw missie. Zo wordt diegene automatisch ambassadeur van jouw merk, zelfs wanneer ze niet langer met je samenwerken. En.. een goede ambassadeur komt altijd van pas!

VAVOOM Club

Contact

We horen graag van je!

Je kunt ons ook op 085-0043021
of join@vavoom.nl bereiken.